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緩慢的審批流程,會抬高采購成本

不要讓決策者難以批準!為他們提供一個可移動的快捷的企業審批平臺,加快決策速度,從而為采購團隊節省時間和金錢。

企業越來越依賴第三方供應商和承包商來補充其勞動力、擴展其能力及服務其客戶。公司利用第三方供應商所帶來的好處是不言而喻的,但這樣做也并非沒有風險。如果沒有妥善管理付款、協議和批準等問題,企業可能面臨資金外泄、錯失機會和損害供應鏈關系的風險。

為了讓供應商和承包商滿意,企業只需要密切關注一個業務功能——批準。為什么?因為一家企業若做不到對供應商準時付款或滿足其他審批要求,必將導致項目進展緩慢、完全停止或喪失重要的供應商關系,從而在組織內部產生多米諾骨牌效應。通常情況下,企業付款速度將對業務產生直接影響。

逾期付款導致的費用

無論控制點是采購訂單還是發票,大多數與供應商的交易都遵循嚴格的付款條款(常用條款包括“凈30”或“凈45”)。如果組織因為發票被內部層層批準而錯過了付款截止日期,那么與延遲付款或完全錯過付款相關的費用往往很高。

雖然短期內2%到5%的費用似乎不是什么大數目,但是如果組織每個月對多個供應商都延遲付款,那么費用加起來不是小數。一個中等規模的企業每月超過10萬個訂單并不罕見,因此,每月高達數千美元的滯納金也不是不可能。

與提前付款相關的節省

與“拖欠付款”一樣常見的還有與“提前付款”相關的付款激勵措施。如果發票上寫的是“3/15凈45”,供應商將為15天內付款提供3%的折扣。

讓這些支付通過系統快速審批十分重要,但審批往往在高層領導人堆積如山的電子郵件中被埋沒,因此很難實現這些節省措施。對于敏捷且可以利用這些類型的支付條款的企業而言,從長遠來看,它可以轉化為巨大的財務優勢。

當付款失敗時,也就失去了尋找新供應商的時間

在商業合作中,時間就是金錢。在與第三方供應商合作時尤其如此。

通常,與新的供應商或承包商達成合作,需要數周甚至數月的時間進行磨合。如果你在項目進行到一半時因為拖欠付款而失去了它們,那么你會感覺這個月的時間更漫長。

當你在計算一個月為新員工培訓所花費的時間可以完成多少工作時,你的團隊已經在他們應該交付的項目上落后了不少,除此之外承包商甚至可以為你的直接競爭對手工作。可見,快速審批的重要性變得非常明顯。

簡化審批流程,贏得供應商的青睞

在Capriza最近的一項調查中,98%的IT領導者強烈表達了對“移動友好型”審批體驗的需求。此外,94%的受訪者要求在其員工每天使用的系統(Slack和Microsoft Teams)中訪問批準,而不是他們可能不太熟悉的系統,例如SAP或Oracle。

一句話:不要讓決策者難以批準!為他們提供一個可移動的快捷的企業審批平臺,加快決策速度,從而為采購團隊節省時間和金錢。

管理第三方供應商關系不應該是復雜或昂貴的。事實上,只要改進一個功能就可以使它們變得更好。有了正確的系統,您的企業應該能夠減少與供應商損失相關的潛在風險,并利用好很容易就錯過的激勵措施。

總之,一個可靠的批準和供應商管理系統,加上開放、誠實的溝通和清晰的發展愿景,將促成積極、持久的供應商關系。

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